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99%的職場人都沒重視的郵件禮儀,這里說了

來源:強尼君   2017-01-11  參與互動 | 免費發送到微信免費發送到微信
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微信QQ溝通談好的一件事情,明明之前記得溝通的很多細節已經談好了,最后出了問題找了大半天的語音和圖文記錄才整理好;

接洽的重要項目或者客戶信息,本來以為隨手截圖或復制粘貼信息給老板,他會記得,而結果并不是想象中的那樣;

跟進的項目出了問題,到了追究責任的時候,這時候發現自己缺少了很多說明情況的證據;

遇到以上這些問題的時候,你有沒有思考過,是你的某些環節沒做,或者沒做好?

 

而以上的這些問題,實際上在職場中可以通過郵件的方式來適當解決,可對于寫郵件,大多數職場人是否會注意下面這些郵件禮儀?

一、主題清晰,用詞規矩

主題,往往是絕大多數人對于郵件的第一印象。郵件的內容及其重要性,在主題上可以展現得淋漓盡致。

1、標題要簡潔、干練

2、標題要符合郵件正文內容

3、標題絕對不可以空,除非是給自己發的。

4、標題可適當使用標點符號進行強化信息的重要性,譬如感嘆號等。

5、若在多次回復過程中,討論事情發生變化,要及時更換郵件標題。

二、謙虛客氣,用好措

俗話說,“禮多人不怪”。尤其對生活在號稱禮儀之邦的我們而言,更是如此。要在郵件中盡量表現得禮貌客氣一些,這樣即便處理事情有所不周,也能夠增加對方寬恕你的可能性。

1、區別好上下級關系

倘若是高管,在措辭上,多用您來稱呼對方,切不要直呼大名。如果是同事或者下屬,為了不讓郵件顯得生分,盡量不要使用明顯區別關系的你、我等詞語。

2、開頭和結尾的套路要把握好

對于開頭,如果你和收件人很熟,可以用"Dear XX"。否則,盡量用"Hi",就可以了。

此外,結尾用些"best regards",或者祝好、一切順利等詞就行。

三、正文通順,邏輯恰當

正文是郵件的核心內容,搞定郵件內容是很重要的事情。

1、將所有內容一次說清

考慮好如何將自己所有的內容組織在一封郵件中。不要等發出去郵件之后,繼續補充更新郵件。

2、正文敘述流暢,邏輯性強。

如果正文很長,建議采用麥肯錫的結構化思維,結論先行。其次,對于具體的多事項說明,建議采用1、2、3、4條理性地去總結。

3、合理對正文內容進行強調

對正文通篇強調,等于沒有強調。因此,在對正文書寫的時候,一定要注意克制自己強調的欲望。只選擇你認為最重要的地方進行強調即可。強調方式有很多,加粗、加文字背景色等。

4.慎用表情

郵件代表商務,慎重使用表情。往往一個表情,會讓整個氣氛輕佻起來。當然,如果很有必要這么做,也是可以的。這里只是說慎用而已。

5.避免錯別字

這是對人最起碼的尊重問題。并且,在發出郵件之前,要再三檢查一下,以保證萬無一失。

四、關于附件

有時候,工作的需要,不得不在郵件中上傳附件。但,你必須要記住:

1、附件不要過大

比如outlook最大的文件大小為50M,但是不是說只有文件超過50M你才想其他方式解決。

一般情況下,郵件附件不要超過2M,當然適當大一些是可以的。必要時,可以考慮用云盤來代替附件直接放在郵件中。

2、有附件,必須要在正文指出。

倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。比如:如附件,是XXX。

此外,如果是百度云代替附件,請寫好具體的鏈接和密碼在上面。最后,還要注意附件名字要符合主題和正文的內容。

五、郵件回復

你是否覺得發送郵件比回復郵件要輕松。其實不然,回復郵件依舊有許多要注意的地方。

1、及時性回復對方郵件

一定要及時反饋,一般不要超過2個小時。如不能及時,要說明下原因。記住,及時反饋信息,是對發送郵件的人的尊重。

2、回復文字不要太少

其實,內容上文字過少,也會給人不尊重的感覺。所以,最好能控制在10個字以上。

3、回復和回復全部的區別

不要將這兩個混淆!!回復只是給發送給你郵件的那個人進行回復,而回復全部則不然。回復全部,是將郵件中相關干系人,都進行通知回復。

如果搞不清楚這兩個區別,很可能你會將自己的郵件錯發到CEO那里。

4、控制回復郵件的量

如果你發現,一件事情你發了多次郵件都沒有解決,那就考慮開個會或當面進行溝通協商。等協商結束,再進行相關郵件的備忘等操作。

六、關于其他

除了上面講的五個方面,還有一些微小的細節需要說明一下:

1.發送,或者抄送的時候,要注意職位的先后順序。比如說你不能將一個普通職員放在CXO之前。

2.主送人是必須進行回復的,而抄送人則沒有義務強制性回復。

3.跨部門合作時,一定要記得將相關領導抄送好。

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